Information till dig som arbetsgivare

Folksams behandling av personuppgifter i samband med administrationen av kooperativa tjänstepensioner

I och med att EU:s nya dataskyddsförordning träder ikraft den 25 maj 2018, med skärpta krav på företag som behandlar personuppgifter, vill vi informera dig som arbetsgivare om hur vi på Folksam behandlar personuppgifter i samband med att dina pensionsutfästelser administreras och tryggas hos oss.

Vi har redan idag personuppgiftsansvar för den behandling av personuppgifter som sker hos oss med anledning av administration och tryggande av tjänstepensionerna. Det ansvaret förändras inte med den nya dataskyddsförordningen. Vi kommer alltså efter förordningens ikraftträdande fortsatt vara ansvariga för att personuppgifterna hanteras korrekt.

Enligt dataskyddsförordningen är den som bestämmer ändamål och medel för behandlingen av personuppgifter personuppgiftsansvarig. Folksam administrerar tjänstepensioner enligt kollektivavtal, pensionsreglementen och särskilda avtal. Det är vi som, enligt de förutsättningar som gäller enligt dessa avtal, bestämmer ändamål och medel för behandlingen av de personuppgifter som du som arbetsgivare har lämnat till oss.

Då dataskyddsförordningen inte innebär någon förändring av ansvaret, kommer det inte heller att behövas några särskilda nya avtal oss emellan. Vårt ansvar för administrationen och tryggandet av tjänstepensionerna är fördelat på flera av våra bolag. Varje bolag har eget ansvar för sin personuppgiftsbehandling, så som beskrivs nedan.

Bolagen har också ett gemensamt personuppgiftsansvar när det gäller den gemensamma hanteringen av pensionsavtalen avseende bland annat anslutning till aktuell pensionsplan, fakturering av pensionsavsättningar, avgifter och premier, den gemensamma och samordnade informationen till anställda om kooperativa tjänstepensioner samt den samordnade utbetalningen av tjänstepensionerna.

  • Folksam ömsesidig livförsäkring, Folksam Fondförsäkringsaktiebolag och Folksam ömsesidig sakförsäkring ansvarar så som försäkringsgivare såväl för de försäkringar som tecknats med anledning av kollektivavtalet som för den behandling av personuppgifter som är nödvändig i samband därmed.
  • KPA Pensionsservice AB är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker dels inom pensionsadministrationen för kontotryggade tjänstepensioner, dels inom valcentralsadministrationen för den kollektivavtalade premiebestämda kooperativa tjänstepensionen.
  • Folksam Service AB ansvarar för den pensionsadministration och den personuppgiftsbehandling som är nödvändig i samband med förmånsbestämda ålderspensioner som är tryggade i Konsumentkooperationens pensionsstiftelse.
Konsumentkooperationens pensionsstiftelse är personuppgiftsansvarig endast i de enstaka fall då underlag för gottgörelser innehåller personuppgifter.

Genom den nya dataskyddsförordningen skärps reglerna om information till de registrerade. Vi kommer därför att uppdatera informationen om vår personuppgiftsbehandling på vår hemsida, så att bland annat ovanstående och annan viktig information blir tydlig för alla anställda som omfattas av kooperativ tjänstepension.